Whistleblowing

Academic Work hat sich dem höchsten Standard an Transparenz, Verantwortlichkeit und Integrität innerhalb unseres Unternehmens verschrieben – und wir setzen uns dafür ein, dass unser Unternehmen und unsere Geschäfte von diesen Schlüsselwerten geprägt sind.

Wir halten unsere Mitarbeitenden dazu an, jegliches Verhalten, das gegen Gesetze, ethische Grundsätze oder unsere internen Richtlinien verstößt, ihren Vorgesetzten oder, falls erforderlich, Vorgesetzten höheren Ranges zu melden. Andere Partner, wie z. B. Kundinnen oder Kunden, Lieferantinnen oder Lieferanten, Geschäftspartnerinnen oder -partner oder andere mit Academic Work in Beziehung stehende Personen, können dies ihren primären Ansprechpersonen bei Academic Work melden.

Es kann jedoch auch Situationen geben, in denen es nicht möglich oder angemessen ist, Fehlverhalten gemäß den oben genannten Verfahren zu melden. Wir bieten deshalb die Möglichkeit, dass die meldende Person völlig anonym bleibt, und möchten damit die Hemmschwelle der Meldung eines vermuteten Fehlverhaltens senken.

Aus diesem Grund hat Academic Work hat ein Verfahren zur Meldung von unethischem oder illegalem Fehlverhalten über ein webbasiertes Formular eingeführt. Diese Form des Whistleblowings gewährleistet Vertraulichkeit, schließt Interessenkonflikte so weit wie möglich aus und garantiert auf Wunsch volle Anonymität. Die Meldungen werden von einer dritten Partei entgegengenommen und ausgewertet. Die weitere Kommunikation mit der meldenden Person übernimmt diese Partei und leitet die Meldung anschließend an einen geeigneten Empfänger innerhalb von Academic Work zur weiteren Untersuchung und Einleitung von Maßnahmen weiter.

Der Meldedienst ist vollständig von Academic Work getrennt und erfüllt die höchsten Sicherheitsanforderungen, um die Integrität der meldenden Person zu gewährleisten.

Sollte die meldende Person anonym bleiben wollen, wird die Identität der Person sowohl vor Academic Work als auch vor der empfangenden dritten Partei geheim gehalten. Sollte die meldende Person es vorziehen, Fehlverhalten per Telefon oder bei einem persönlichen Treffen zu melden, ist dies ebenfalls möglich. Für die meldende Person ergeben sich weder bei der Abgabe der Meldung noch zu einem späteren Zeitpunkt negative Konsequenzen.

Bei der Entscheidung der meldenden Person darüber, die eigene Identität bei der Meldung preiszugeben, werden alle angegebenen personenbezogenen Daten von Academic Work und unserem Dienstleister Whistlelink verarbeitet. Alle personenbezogenen Daten werden nur für die Untersuchung des gemeldeten Vorfalls und für die Kommunikation während dieses Prozesses verwendet.

Alle in der Meldung angegebenen personenbezogenen Daten werden nur so lange gespeichert, wie es zur Erfüllung dieses Zwecks erforderlich ist. Die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung dieser Daten ist das berechtigte Interesse von Academic Work, das gemeldete Fehlverhalten zu untersuchen und gegen unethisches oder illegales Fehlverhalten vorzugehen, kann aber je nach Art des Fehlers auch auf einer gesetzlichen Verpflichtung beruhen.

Wenn wir Daten an Strafverfolgungsbehörden oder Aufsichtsbehörden weitergeben, geschieht dies mit der Zustimmung der meldenden Person. Weitere Informationen über die Verarbeitung von personenbezogenen Daten durch uns einschließlich aller Rechte sind in unserer Datenschutzrichtlinie einsehbar.