5 Tipps für digitales Onboarding neuer Mitarbeiter - Leitfaden für Unternehmen
Ein gezieltes digitales Onboarding ist immens wichtig, damit neue Mitarbeiter einen guten Einstieg ins Unternehmen finden, möglichst schnell gewünschte Ergebnisse erzielen und sich in die Unternehmenskultur einarbeiten können. Routinen und Prozesse zu Beginn der Einarbeitung helfen, die Leistungsfähigkeit Ihrer neuen Mitarbeiter bestmöglich voranzutreiben und somit die Grundlage für eine gute Arbeitsbeziehung aufzubauen. In unserem Artikel zum digitalen Onboarding Prozess finden Sie deshalb einige Tipps, wie Sie das Onboarden neuer Mitarbeiter bestmöglich durchführen und diese direkt in Ihr Team integrieren können - auch aus der Ferne.
Warum braucht es ein digitales Onboarding?
Dass die Zukunft der Arbeitswelt an die Digitalisierung geknüpft ist, wissen wir seit einiger Zeit. Spätestens mit dem Beginn der Corona Pandemie hat sich die Digitalisierung beschleunigt - und Unternehmen vor eine neue enorme Herausforderung gestellt: dem digitalen Management seiner Mitarbeiter, einschließlich dem digitalen Onboarding im Home Office.
Doch ein guter Leitfaden hilft in diesem Prozess - lernen Sie mit unserem Überblick, wie Arbeitgeber den Arbeitsalltag Ihrer neuen Mitarbeiter remote steuern und erkennen auch Sie die Bedeutung einer guten digitalen Einarbeitung.
Setzen Sie klare Erwartungen - bereits am ersten Tag des Onboarding Prozesses
Wenn Sie den Onboarding-Prozess aus der Ferne durchführen, ist es wichtig, dass Sie bereits am ersten Tag den Grundstein für Engagement und Vertrauen bei Ihren Mitarbeitern legen. Der Schlüssel zu einem erfolgreichen Prozess ist es, klare Erwartungen zu setzen. Vergewissern Sie sich, dass Ihr neuer Mitarbeiter versteht, was von ihm oder ihr erwartet wird, welche Rolle er im Unternehmen einnimmt und für welche Aufgaben er verantwortlich ist. Stellen Sie außerdem sicher, dass die neuen Mitarbeiter die Grundwerte und Richtlinien des Unternehmens kennen und verstanden haben. Geben Sie diese Informationen in einem freundlichen Willkommensgespräch, dass bereits am ersten Arbeitstag mit Ihrem Onboardees durchführen. Geben Sie hier die Chance, auf alle Fragen des Mitarbeiters einzugehen und halten Sie genug Zeit für diese Informationen bereit.
Seien Sie auf den Onboarding Prozess gut vorbereitet
Im Rahmen des digitalen Onboarding-Prozesses sollten Sie einen Plan entwickeln, der wichtige Daten, Themen, Jobbeschreibungen und -erwartungen, sowie eine Erklärung enthält, wie Zielsetzungen und Fortschritte kommuniziert werden. Ein strukturierter Plan stellt vom ersten Arbeitstag an sicher, dass Ihre neuen Mitarbeiter nicht die falschen Aufgaben priorisieren, und engagiert und produktiv bleiben, während sie auf ein klar definiertes Ziel hinarbeiten. In den Onboarding-Prozess sollten Sie auch digitale Besprechungen mit Teammitgliedern oder Mentoren mit aufnehmen, die für die Rolle und Aufgaben der Person wichtig sind. Hierzu eignen sich Software Lösungen, mit denen Sie als Team zuammen arbeiten können.
Lesen Sie hier unseren Leitfaden für ein optimales Onboarding
Unser Tipp: Planen Sie zukünftige Mitarbeitergespräche gemeinsam mit einem Kollegen, der eng mit Ihrem neuen Mitarbeiter zusammenarbeitet. So können Sie trotz räumlicher Distanz sicherstellen, dass sie Ihrem neuen Kollegen auch im digitalen Onboarding wirklich konstruktives Feedback mit auf den Weg geben können.
Kommunikation ist das A und O - erst recht im Home Office
Apropos Mitarbeitergespräch: Eine klare Kommunikation zwischen Unternehmen und Mitarbeiter ist der Schlüssel zum Erfolg in einem digitalen Onboarding-Prozess - dies gilt generell im Distance Management. Dank Videokonferenzsoftware, Apps und anderen digitalen Tools wie Microsoft Teams, Zoom oder Google Meet ist es möglich, neue Mitarbeiter auch aus der Ferne einzustellen und auch einzuarbeiten. Um Fehlinterpretationen oder Missverständnisse während des Onboarding-Prozesses zu vermeiden, verwenden Sie gute Videotools, teilen Sie Ihren Bildschirm beim Lernen von Systemen und Aufgaben und zeichnen Sie Besprechungen auf, wann immer dies möglich ist. Auf diese Weise kann Ihr neuer Mitarbeiter zur Besprechung zurückkehren, wenn etwas unklar ist. Stellen Sie außerdem sicher, wirklich zuzuhören, wenn der neue Mitarbeiter Fragen stellt - Empathie sollte auch innerhalb der digitalen Kommunikation zu spüren sein.
Machen Sie Onboarding im Home Office zu einer Langzeitaufgabe
Beim digitalen Onboarding neuer Mitarbeiter geht es nicht nur um die ersten fünf Tage oder die ersten zwei Wochen der Arbeitszeit Ihres neuen Mitarbeiters. Es ist viel mehr ein Prozess, der mit dem ersten Tag des Mitarbeiters beginnt und bis zu dem Tag dauert, an dem er endgültig im Unternehmen angekommen ist. Teilen Sie den Prozess in kleinere Zeitabschnitte von beispielsweise 3, 6, und 12 Monaten ein und verfolgen Sie den Fortschritt des Mitarbeiters, anhand der Ziele und Aufgaben, die er in diesen Abständen erreicht, bzw. gemeistert hat.
Unsere 5 Top-Tipps für ein gelungenes digitales Onboarding
1. Verwenden Sie ein gutes E-Learning-Tool
Bedienen Sie sich spezieller E-Learning-Tools, um die Kompetenzentwicklung des neuen Mitarbeiters sicherzustellen und um seine Fortschritte und Entwicklungen regelmäßig zu verfolgen. Ein guter Tipp, unabhängig davon, ob Sie den Onboarding-Prozess im Büro oder digital durchführen, da E-Learning-Tools es Unternehmen erleichtern, Schulungen effektiver durchzuführen, zu verwalten und zu verfolgen.
2. Suchen Sie die Gespräche zu Mitarbeitern auch während Remote Work
Es kann schwierig sein, Teil eines neuen Unternehmens zu werden, insbesondere wenn dies von zu Hause aus geschieht. Suchen Sie in regelmäßigen Abständen das Gespräch mit Ihrem neuen Mitarbeiter, um zu sehen, wie die Arbeit remote läuft. Damit können Sie Ihren neuen Mitarbeiter unterstützen und verhindern, dass er sich überfordert fühlt. Ein guter Tipp ist, jeden Morgen und einmal am Nachmittag nachzufragen.
3. Mentor- oder Sponsorenprogramm während des digitales Onboardings
Stellen Sie Ihrem neuen Mitarbeiter einen Mentor zur Seite, an den er sich bei Fragen und Herausforderungen auch im remote Onboarding wenden kann. Es ist ein großer Pluspunkt, einen Kollegen oder Manager zu haben, auf den man direkt zugehen kann, wenn es Unklarheiten gibt. Damit fördern Sie von Anfang an eine kollegiale Zusammenarbeit, die neuen Mitarbeitern das Gefühl gibt, Teil des Teams zu sein. Ein Netzwerk am Arbeitsplatz zu schaffen ist auch entscheidend für die Weiterentwicklung der Person selbst. Nur so werden Ihre Mitarbeiter in der Lage sein, selbstständig Lösungen für Probleme zu finden und unabhängig zu arbeiten.
4. Zusammenarbeit zwischen Mitarbeiter und Arbeitgeber über digitale Plattformen hinweg
Ein einfaches "Ja, ich verstehe und alles ist klar" ihres neuen Mitarbeites entspricht während des digitalen Onboardings oft nicht einer ehrlichen Antwort. Organisieren Sie gemeinsame Arbeitszeiten, in denen ein neuer Mitarbeiter seinen eigenen Bildschirm teilt und mit anderen zusammenarbeitet, um schwierige Aufgaben zu lösen. Aber auch umgekehrt bedeutet dies, Ihren eigenen Bildschirm zu teilen und dem neuen Mitarbeiter mehr Einblicke in Ihre Arbeitsweisen zu gewähren.
5. Maßnahmen zur Bewertung und Verbesserung
Kontinuierliche Evaluierungen und Anpassungen sind erforderlich, damit Ihr digitaler Onboarding-Prozess funktioniert und aktuell bleibt. Bitten Sie Ihren neuen Mitarbeiter um Feedback zu seinen Onboarding-Erfahrungen. Was hätten Sie besser oder anders machen können oder sollen? Haben Sie durch digitale Kommunikation genügend persönliche Unterstützung angeboten, damit sich Ihre Mitarbeiter wohl fühlen? Feedback und Verbesserungen sind in allen Prozessen wichtig, insbesondere wenn Ihr neuer Mitarbeiter den Onboarding-Prozess aus der Ferne aus abschließt.
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