Feedback: So führen Sie produktive Mitarbeitergespräche

Die richtige Vorbereitung ist die halbe Miete

Wollen Sie das Beste aus einem Mitarbeitergespräch herausholen, ist eine gute Vorbereitung das A und O. Kümmern Sie sich sowohl um die organisatorischen Aspekte als auch um den Ablauf und die Themen, welche Sie ansprechen möchten. Üblicherweise findet ein Feedbackgespräch einmal im Jahr statt. Das bedeutet: Die Themen sollten nicht zu kleinteilig sein, sondern sich in erster Linie um die Performance des Mitarbeiters in diesem Jahr drehen. Finden Mitarbeitergespräche in Ihrem Unternehmen hingegen häufiger statt, kann dies natürlich anders aussehen. Machen Sie sich klar, welche Ziele Sie mit dem Gespräch verfolgen, und holen Sie alle relevanten Informationen bereits im Vorfeld ein.

Tipp: Haben Sie stets auch die passenden Argumente parat, insbesondere wenn Sie Kritik üben. Vermeiden Sie Verallgemeinerungen wie “Sie brauchen immer zu lange für Ihre Aufgaben”. Bleiben Sie stattdessen sachlich und sprechen Sie konkrete Vorfälle aus der Ich-Perspektive an, also zum Beispiel “Ich hatte den Eindruck, dass Sie Projekt X auch schneller hätten abschließen können - was könnte Ihnen in Zukunft dabei helfen?”. So bringen Sie das Gespräch auch gleich auf eine lösungsorientierte Ebene.

Der Ablauf eines Feedbackgesprächs

Auch über den Ablauf des Mitarbeitergesprächs sollten Sie sich bereits im Vorfeld Gedanken machen. Sich diesen im Gespräch immer wieder selbst zu vergegenwärtigen, kann dabei helfen, nicht abzuschweifen und zum Punkt zu kommen. Üblicherweise sieht der grobe Ablauf folgendermaßen aus:

1. Analyse und beiderseitiges Feedback
2. Planung und Ziele
3. Perspektive und Entwicklung

Eine solche Struktur, die Sie auch schriftlich vor sich legen können, kann sehr hilfreich sein, um im Gespräch beim Punkt zu bleiben und am Ende ein produktives Ergebnis zu erreichen.

Im Mitarbeitergespräch Probleme ansprechen

Der schwierigste Part eines Mitarbeitergesprächs ist es sicherlich, Kritik an einem Mitarbeiter zu üben. Dieser Aspekt fällt vielen Vorgesetzten sehr schwer und sie wissen nicht recht, wie sie das Thema angehen sollen. Das oberste Credo sollte lauten: Bleiben Sie konstruktiv! Der Mitarbeiter sollte Ihre Kritik nachvollziehen können und im Idealfall erarbeiten Sie gemeinsam eine Strategie, wie die betreffenden Verhaltensweisen verbessert werden können. Denn was haben Sie von einem Mitarbeiter, der sich nach dem Gespräch heruntergeputzt fühlt und dennoch nicht weiß, wie er Ihren Erwartungen besser entsprechen kann? Ziel sollte es immer sein, gemeinsam eine sinnvolle Richtungskorrektur vorzunehmen - das führt im Idealfall zu beiderseitiger Zufriedenheit. Darüber hinaus sollten Sie bei schwierigen Themen nicht lange um den heißen Brei herumreden. Das wird Ihren Mitarbeiter höchstens verwirren. Das Feedbackgespräch ist der richtige Rahmen für Kritik und es ist nur fair, wenn Sie zügig zum Punkt kommen.

Lassen Sie Dialog zu

Ein Feedbackgespräch ist keine Einbahnstraße. Auch der Angestellte hat währenddessen die Möglichkeit, Kritik zu üben. Planen Sie dies also bereits im Vorfeld ein. Entscheidend für ein Gespräch auf Augenhöhe ist bereits das Setting: Suchen Sie als Ort für das Gespräch eine angenehme Umgebung aus, in welcher Sie ungestört sind und “gleichberechtigt”, also beispielsweise über Eck, sitzen. Lassen Sie Ihren Gesprächspartner zu Wort kommen und ausreden. Das Wichtigste ist, dass Sie Ihre Mitarbeiter nicht nur pro forma nach ihrem Feedback fragen, sondern aus echtem Interesse.

Wichtig: Genau wie Sie wollen sich auch Ihre Mitarbeiter auf das Gespräch vorbereiten. Achten Sie also auf ausreichend Vorlaufzeit, wenn Sie den Termin anberaumen. Wer eine Viertelstunde vorher spontan ins Büro des Chefs gerufen wird, fühlt sich zu recht unfair behandelt.