Die optimale Einarbeitung für neue Mitarbeiter

Warum ist ein gutes und umfassendes Onboarding so wichtig?

Sie glauben, Sie haben keine Zeit für eine umfassende Einarbeitung des neuen Mitarbeiters? Diese Zeit sollten Sie sich auf jeden Fall nehmen, denn für die Abteilung und das Unternehmen kann es schädlich sein, neue Mitarbeiter einfach ins kalte Wasser zu werfen. Nur wer zu Beginn seiner Tätigkeit gründlich über Prozesse, Arbeitsweisen und Ziele informiert wurde, kann zu 100% seinen Beitrag leisten.

Ein schlecht eingearbeiteter Mitarbeiter wird zwangsläufig mehr Fehler machen und damit wiederum die Zeit von Vorgesetzten und Kollegen in Anspruch nehmen - eine frustrierende Situation für Arbeitnehmer und Arbeitgeber gleichermaßen. Wirken Sie dem entgegen, indem Sie sich im Vorfeld sowie in den ersten Wochen eines neuen Mitarbeiters die nötige Zeit für eine gute Einarbeitung nehmen.

Darauf sollten Sie bei der Einarbeitung von neuen Mitarbeitern achten

In vielen Unternehmen ist eine Einarbeitung zwar üblich, bleibt aber recht oberflächlich. Der erste Arbeitstag ist zwar ein wichtiger Aspekt beim Thema Onboarding, jedoch muss dieser gut vorbereitet werden. Außerdem sollten Sie in den ersten Wochen für eine gute Betreuung Ihres neuen Mitarbeiters sorgen und regelmäßiges beidseitiges Feedback einplanen.

Die richtige Vorbereitung vor dem ersten Arbeitstag

Sorgen Sie dafür, dass sich neue Kollegen am ersten Tag willkommen fühlen - indem Sie diesen bereits im Vorfeld vorbereiten. Wichtig sind hierbei die folgenden Aspekte:

• Wer ist der Ansprechpartner für den/die neue/n Kollegen/Kollegin? Dies kann sowohl der direkte Vorgesetzte als auch ein anderes Teammitglied als Mentor sein.
• Wissen alle Kollegen Bescheid über den/die “Neue/n” und das Startdatum?
• Ist der Arbeitsplatz vorbereitet, aufgeräumt und mit allen notwendigen Infomaterialien ausgestattet?
• Planen Sie die Einarbeitung - und zwar sowohl den zeitlichen Ablauf als auch die Zuständigkeiten. Es ist sinnvoll, die einzelnen Onboarding-Tasks jenen Mitarbeitern zuzuweisen, die sich in der Materie auskennen. Jeder vermittelt das, was er am besten kann! Das bedeutet beispielsweise: Wenn Frau Meier das Projektmanagement-Tool bis ins kleinste Detail kennt, bringt sie es dem neuen Kollegen näher, während Herr Mustermann, der bei allen Kunden den richtigen Ton trifft, deren Besonderheiten und Wünsche vorstellt.

Der erste Arbeitstag

Am ersten Arbeitstag geht es in erster Linie um Organisatorisches. Für einen guten ersten Eindruck sollten Sie als Chef den neuen Mitarbeiter persönlich begrüßen. Außerdem sollten Sie eine Vorstellungsrunde einplanen. Stellen Sie sicher, dass Ihr neues Teammitglied im Laufe des Tages folgende Informationen erhält:

• Arbeits- und Pausenzeiten
• Passwörter, Zugänge und ggfs. Mitarbeiterausweise o. Ä.
• Aufteilung der Räumlichkeiten: eigener Arbeitsplatz, Teeküche, Pausenraum, Toiletten etc.
• Richtiges Vorgehen bei Krankmeldung
• Wichtige Ansprechpartner, z. B. Betriebsrat

Wenn es sich in Ihren Arbeitstag integrieren lässt, gehen Sie mit Ihrem neuen Mitarbeiter zusammen mittagessen! Falls Sie verhindert sind, bitten Sie den von Ihnen ausgewählten Mentor darum. Das ist förderlich fürs gegenseitige Kennenlernen und der neue Kollege fühlt sich gut aufgehoben.

Die nächsten Wochen

Mit dem ersten Arbeitstag ist die Einarbeitung noch nicht vorbei. Ihr neuer Mitarbeiter kennt jetzt die grundlegenden Prozesse und Arbeitsweisen, aber eine weitere Betreuung - etwa durch einen erfahrenen Kollegen als Mentor - lohnt sich. Denn in regelmäßigem Austausch und mit Hilfe von Feedback-Gesprächen können etwaige Missverständnisse frühzeitig geklärt und entsprechende Hilfestellung geleistet werden. So wissen sowohl Sie als auch Ihr neuer Mitarbeiter immer, woran Sie sind, und wenn ein Umsteuern nötig ist, kann dies zeitnah umgesetzt werden.