Knigge für die Kommunikation am Arbeitsplatz
Ob per E-Mail, über Teams oder Slack: Ein Großteil unserer Arbeit wird mit digitalen Kommunikationsplattformen abgewickelt, über die wir mit Vorgesetzten, Kollegen und Kunden interagieren. Aber wie sollten wir uns in dieser Art der Kommunikation am besten verhalten? Wir zeigen dir einige Leitprinzipien und Denkweisen, die das Risiko für Kommunikationsfehler zu minimieren.
Ist es in Ordnung, Smileys in Chats mit deinem Manager zu verwenden? Was ist mit Witzen oder Gifs, wenn wir mit Kunden kommunizieren oder Kollegen ein Meme schicken, das wir lustig finden? Darf ich alle im Büro anschreiben, um meine Freude darüber zu teilen, dass Kollege X bald Geburtstag hat? Und was ist mit Geduldsproblemen: Angenommen, du brauchst ein Feedback von einem Fachkollegen, den du nicht so gut kennst- ist es dann in Ordnung, ihn beiläufig in einem Chat-Kanal anzuschreiben, von dem du nicht einmal weißt, dass die Person ihn aktiv nutzt?
Das haben wir alle schon erlebt. So viele Fragen, so viele Szenarien. Was soll man tun?
Nun, wir müssen leider ziemlich vage sagen, dass es irgendwie drauf ankommt, ja. Noch vor fünf oder zehn Jahren war es ratsam, dir hier einfach Antworten aufzulisten: "Mach immer dies, wenn du deinem Chef eine E-Mail schreibst, mach manchmal das ..., mach bloß nie das … " usw.
Spulen wir aber ins Jahr 2023 vor, und die Flut an digitalen Kanälen und Kommunikationsumgebungen wächst von Tag zu Tag - jeder einzelne Kanal mit seinem eigenen Zweck, seinen Traditionen und seiner internen Logik. Da ist es ziemlich verzwickt und chaotisch geworden.
Anstelle von starren Regeln, die morgen schon veraltet sein können, wollen wir dir lieber vier wichtige Aspekte mitgeben, du du beachten solltest, um in deiner Kommunikation am Arbeitsplatz sicher auf Kurs zu bleiben.
1. Verstehe die Unternehmenskultur
Um Kommunikation und deren Formen zu verstehen, musst du die Kultur verstehen, in der sie stattfindet. Die Art und Weise, wie sich große Begriffe wie "Unternehmenskultur" und "Arbeitgebermarke" auf die Regeln der Kommunikationsetikette im Unternehmen auswirken, ist nicht immer offensichtlich - aber sie tun es!
Ein Start-up im Tech- oder IT-Bereich wird wahrscheinlich eine andere Unternehmenskultur haben als eine große Bank, die es schon seit Jahrhunderten gibt. Und das bedeutet, was in Bezug auf die interne und externe Kommunikation in Ordnung ist und was nicht, unterscheidet sich unweigerlich. Ein Beispiel: In einer dezidiert formellen Organisation ist es wahrscheinlich keine gute Idee, unangekündigt und ohne vorgesehenes Meeting in das Büro einer Führungskraft zu platzen. In einer ausgesprochen informellen Organisation kann diese Art der spontanen Kommunikation willkommen sein, und sogar belohnt werden.
2. Pass dich an die herrschende Etikette an - das zeigt Wirkung
Achte also darauf, dass du die Kommunikationsrichtlinien für dein Büro verstehst und nimm sie an. Was das genau bedeutet, kann sehr unterschiedlich sein, je nachdem, wo du dich befindest:
Wenn du ein neuer Consultant in einem Unternehmen bist, in dem du noch keine Zeit hattest, die Kultur zu entschlüsseln, dann stell Fragen und achte darauf, dass dein Onboarding-Prozess diese Lücken schließt. Welche Kommunikations- und Markenrichtlinien hat dein Arbeitgeber? Welche formellen und informellen Regeln, wenn es um Dinge wie Hierarchien, Privatsphäre und Transparenz geht, solltest du kennen?
Wenn du schon länger im Unternehmen arbeitest, bist du vielleicht besser in der Lage, dich nicht nur an die Kommunikations-Etikette anzupassen, sondern sogar einen positiven Einfluss auszuüben. Hast du Erkenntnisse und Erfahrungen sammeln können, die möglicherweise die Art und Weise verbessern könnte, wie du, dein Team und das Unternehmen kommunizieren?
Vielleicht hat die informelle Alltagskommunikation in Teams/Slack - anstelle von endlosen E-Mail-Schleifen - die Effizienz eher verbessert? Oder vielleicht haben diese Tools die Kommunikation weniger klar und weniger effektiv gemacht? Handle und schlag dementsprechend Verbesserungen vor. Denken daran, dass jede Meinung im Unternehmen zählt - und auch geschätzt werden sollte.
Wenn du dich irgendwo dazwischen befindest, dann stell Fragen und finde mehr heraus: Indem du mit deinen Vorgesetzten und deinen Kollegen sprichst und ein solides Verständnis der Kundenerfahrungen erlangst, wirst du deine Anpassung an den Kommunikations-Knigge beschleunigen.
3. Akzeptiere Mikro-Feedback
Das obige Mantra "Fragen stellen" ist nur ein Aspekt einer Schlüsseleigenschaft von Young Professionals im Allgemeinen und der Art und Weise, wie sie arbeiten können, um sich zu entwickeln. Mikro-Feedback ist ein populärer Überbegriff für einen wichtigen Wandel in der Feedback-Kultur, den wir so ziemlich auf der ganzen Welt beobachten. Wenn das "alte" Feedback-Paradigma darin bestand, ALLES Feedback für lange und komplexe jährliche "Leistungsbeurteilungen" aufzusparen (und das war's dann), geht es beim neuen Paradigma darum, Feedback zu einem kontinuierlichen und organischen Prozess zu machen. Auf Gruppenebene wollen Young Professionals ihr Feedback schnell und in kleinen, relevanten Häppchen.
Hier ist ein allgemeiner Leitfaden für intelligentes Mikro-Feedback
- Feedback sollte auf Entwicklung abzielen, nicht auf gewinnende Argumente
- Feedback sollte auf Fakten beruhen, nicht auf Meinungen
- Feedback sollte von der richtigen Person kommen, nicht von einem Mittelsmann
- Feedback sollte so schnell wie möglich gegeben werden (in einem stressfreien und konstruktiven Kontext)
Die Kunst, Feedback zu geben, zu erhalten und darum zu bitten, ist in der Tat eine zweischneidiges Schwert. Es ist die Aufgabe deines Managers, dir gegenüber offen zu sein, was deine Leistung, deine Stärken und Schwächen, dein Entwicklungspotenzial usw. betrifft. Umgekehrt ist es deine Aufgabe, deinem Manager mitzuteilen, wie du die Dinge siehst, was du von deiner Arbeitsbelastung und deinem Entwicklungsplan hältst und - nicht zuletzt - was für dein allgemeines Wohlbefinden bei der Arbeit wichtig ist.
Mikro-Feedback ist keine "Zauberformel". Aber es ist ein großartiges Werkzeug, um Offenheit und gegenseitiges Vertrauen aufzubauen.
4. Wenn die “Kacke am Dampfen” ist
Wir alle machen Fehler. Vielleicht passiert es nicht heute, vielleicht nicht morgen, aber eines Tages wirst du vielleicht genau dieses unglückliche Status-Update, Gif oder "E-Mail an alle in allen Büros" senden, das etwas VÖLLIG anderes über dich/deine Mitarbeiter/deinen Arbeitgeber signalisiert, als du beabsichtigt hast.
Die Erkenntnisse aus Jahrhunderten der Krisenkommunikation sagen alle das Gleiche: Stehen zu deinem Fehler. Sei offen und transparent, bedauere sogar ausdrücklich, wenn du die Gefühle von jemandem verletzt oder in irgendeiner Weise Schaden angerichtet hast, sei es monetär oder mental.
Die gute Nachricht: Hier kommt es darauf an, die Unternehmenskultur zu verstehen und solide Feedbackschleifen aufzubauen. Wahrscheinlich wird es dir nicht schwer fallen, deinen Vorgesetzten, oder wer auch immer in der Situation relevant ist, zu kontaktieren und zu erklären, was gerade passiert ist, wenn ihr bereits kontinuierlich über kleinere und größere Angelegenheiten kommuniziert. Dann also ist dies nur eine weitere Sache, die ihr gemeinsam besprechen könnt. Dann befindest du dich nicht in einem Worst-Case-Szenario, auch wenn es sich im Moment gerade so anfühlen mag.
Das Worst-Case-Szenario ist, dass du deine Unternehmenskultur NICHT wirklich verstehst und keinen offenen und organischen Dialog mit deinem Manager führst - das wäre schlecht, dann könntest du in Schwierigkeiten sein.
